Paweł Skrzypczak

Zmiana platformy e-sklepu: jak przeprowadzić proces od A do Z?

Zmiana platformy e-sklepu: jak przeprowadzić proces od A do Z?
Spis treści

Migracja sklepu internetowego (zmiana platformy na inną) to nie lada wyzwanie. Można by rzec, że jest to proces, który „dopada” zdecydowaną większość e-biznesów na różnym etapie ich prowadzenia. Dla jednych będzie to bardzo kosztowny proces, dla drugich tymczasowa niedogodność. O ile na papierze proces migracji sam w sobie nie jest przesadnie skomplikowany, tak już w przypadku faktycznej realizacji potrafi zamienić się w prawdziwe utrapienie. Jak wyjść z tego procesu „z tarczą” a nie „na tarczy”? Jak wybrać właściwe praktyki? Na te i inne pytania znajdziesz odpowiedź w moim artykule.

Dług technologiczny i skalowalność – czyli ignorowanie słonia w pokoju

Dług technologiczny i skalowalność to coś, czego nie możesz ignorować decydując się na stabilny wzrost e-biznesu. Niestety, świadomość przedsiębiorców w tym zakresie jest wciąż na dość niskim poziomie. W mojej osobistej praktyce często spotykam się z firmami, które na samym początku zdecydowały się na wybór podstawowych platform i narzędzi, które owszem – spełniały swoje zadanie i gwarantowały wzrost, ale tylko do pewnego momentu. Co najczęściej zawodzi? Winowajcą często okazuje się limitacja technologiczna platformy, na której prowadzona jest sprzedaż. Ta z kolei często wynika z niskiego progu wejścia w dany CMS (nie ważne czy jest to OpenSource czy SAAS).

W tym momencie należy wspomnieć również o skalowalności. Wiadomo, że nie możemy wrzucać wszystkich firm i scenariuszy do jednego worka. Realia polskiego e-commerce to przede wszystkim małe i średnie firmy. Nie każda z nich posiada stosowne zaplecze techniczne. Często skutkuje to wyborem rozwiązań „tu i teraz” przy jednoczesnym pominięciu ważnego aspektu, jakim jest skalowalność. To właśnie ją powinieneś interpretować jako coś, co nie tylko pozwala dywersyfikować, ale również zabezpieczać w ujęciu długofalowym. Tyczy się to zarówno strategii, jak i samych technologii.

Od czego zacząć? Określ zakres funkcjonalny

Zapewne czytając ten artykuł masz już pewne doświadczenie z własną platformą i jesteś na etapie, w którym zastanawiasz się nad jej dalszym wzrostem. Gratuluję – właśnie znalazłeś się w gronie biznesów, którym udało się przejść przez pierwsze etapy rozwoju. Na samym początku powinieneś przeanalizować sytuację i określić, co jest przyczyną Twojej chęci migracji. Czy jest ona spowodowana okrojoną funkcjonalnością? Brakiem możliwości prowadzenia ekspansji na inne rynki? Czy może po prostu chęcią przyśpieszenia sklepu i prowadzenia sprzedaży na jeszcze większą skalę? Odnieś się do aktualnej sytuacji ekonomicznej, celów biznesowych i indywidualnych potrzeb Twojego odbiorcy.

Pamiętaj, że stare platformy mogą po prostu nie nadążać za zmianami w technologiach lub najzwyczajniej nie oferować odpowiednich narzędzi do zarządzania sklepem. W takim przypadku zmiana platformy jest konieczna, aby zachować konkurencyjność na rynku.

W procesie określania zakresu funkcjonalnego zwróć uwagę na:

  • Aktualność danej platformy CMS – wybieraj tylko najbardziej aktualne rozwiązania,
  • Zarządzanie produktami – umożliwienie dodawania, edytowania i usuwania produktów, kategorii, atrybutów, opisów, zdjęć, itp.
  • Wsparcie dla sprzedaży wielorynkowej – np. multistore, sprzedaż zagraniczna – wielojęzyczna,
  • Koszyk i zamówienia – funkcjonalność umożliwiająca użytkownikom składanie zamówień, płatności, dostawy, śledzenie statusu zamówienia, generowanie faktur, itp.
  • Integracje z zewnętrznymi systemami – np. płatności elektroniczne, systemy magazynowe, wysyłkowe, itp.
  • Analiza danych – umożliwienie śledzenia statystyk, sprzedaży, koszyków, zamówień, itp.
  • Personalizacja i marketing – narzędzia pozwalające na tworzenie kampanii marketingowych, ofert specjalnych, rabatów, programów lojalnościowych, itp.
  • Obsługa klienta – funkcjonalność umożliwiająca obsługę zgłoszeń i reklamacji, prowadzenie bazy klientów, komunikację z klientami, itp.
  • Bezpieczeństwo i optymalizacja – zapewnienie bezpieczeństwa danych klientów, optymalizacja czasu ładowania strony, itp.
MOJA PORADA:
Zachęcam Cię, abyś każdorazowo odniósł się do tego zakresu porównując swój dotychczasowy sklep oraz, które funkcjonalności są dla Ciebie priorytetem. To pozwoli Ci lepiej sformułować wymogi, czyniąc proces migracji o wiele prostszym i transparentnym. Unikaj też zbytniego dodawania funkcji „nice to have”.

Oceń swoje możliwości – zespół i procedury

Na tym etapie wiesz już, co chcesz zmienić i jakie masz priorytety. Masz też świadomość gdzie chcesz być, ale nie masz jeszcze wiedzy, jakie środki musisz powziąć. Tutaj z pomocą przychodzi wstępna organizacja Twojego zespołu i początkowych procedur, które pomogą Ci uszeregować tok prac. To kluczowy element Twojej strategii migracji.

  • Wybierz lidera projektu lub zespół po Twojej stronie.
  • Przygotuj zakres funkcjonalny, który powinien zawierać nowy sklep, unikając efektu waterfall (zbyt dużo funkcji „nice to have”).
  • Opracuj szczegółowy harmonogram prac.
  • Określ strukturę i użyteczność sklepu internetowego.
  • Wybierz firmę, która na podstawie Twoich wytycznych doradzi wybór platformy i przeprowadzi Cię przez cały proces.

Tutaj warto pokusić się o małe wyjaśnienie. Wybór firmy, która specjalizuje się w tworzeniu sklepów internetowych jest czymś na co musisz zwrócić uwagę za każdym razem, kiedy decydujesz się na taki projekt. Może się okazać, że Twoje własne zasoby i wiedza mogą być niewystarczające, aby przewidzieć wszelkie następstwa związane z migracją. Dedykowana agencja to też komfort wynikający z odciążenia zespołu i przeniesienia odpowiedzialności za realizowane zadania.

MOJA PORADA:
Przed wyborem firmy zwróć uwagę na jej poprzednie realizacje i CMS’y, w których się specjalizuje. Możesz sprawdzić opinie o danej firmie na popularnych serwisach jak Capterra czy Clutch. Omijaj te agencje, które nie są w stanie zrozumieć specyfiki Twojej branży i sprawdź ich case study. Metodyka pracy i zakres specjalizacji również jest bardzo ważna. Nie warto inwestować czasu w pracę z agencjami, które nie posiadają certyfikowanego zespołu developerów czy programistów. Sprawdź również, czy dana współpraca zagwarantuje Ci pełne wsparcie i dostępność w trakcie, jak i po projekcie. Na tym etapie, kierowanie się wyłącznie budżetem nie jest wskazane.

Wybór platformy i systemu – na to musisz zwrócić uwagę

Wróćmy na chwilę do zarysu funkcjonalnego. Na tym etapie masz już połowę rzeczy za sobą. Teraz stoisz przed jedną z najbardziej kluczowych decyzji, a mianowicie nad wyborem platformy CMS / systemu, do którego będziesz migrować.

Jak już wcześniej nakreśliłem, wybór jest dość rozległy – a możliwości znajdziemy zarówno w formach SAAS (abonamentowych, bez sklepu na własność), jak i tych OpenSource (sklep na własność, pełen wpływ na kształt sklepu). Co najczęściej przewija się w kwestii wyboru CMS to ich funkcjonalności, skalowalność i to – czy realnie odpowiadają Twoim wymogom. Pamiętaj, że to co działa teraz, nie musi działać wiecznie. Tak dynamiczny rynek jak e-commerce nie znosi próżni!

Jakiego systemu powinieneś szukać?

  • Wydajnego, który umożliwi Ci dodanie nie obecnej, a docelowej ilości produktów oraz zapewni obsługę wysokiej ilości zamówień.
  • Umożliwiającego nieograniczone integracje z zewnętrznymi systemami klasy ERP, marketplaces, firmami , płatnościami, czy hurtowniami.
  • Posiadającego zaawansowaną optymalizację SEO friendly.
  • Zgodnego z obecnymi przepisami prawa (np. RODO, czy dyrektywa Omnibus).
  • Ciągle rozwijanego i dostosowywanego do rynku przez zespół deweloperski.
  • Zapewniającego bezpieczeństwo transakcji dla Ciebie i Twoich klientów.
MOJA PORADA:
Najlepszą praktyką jest wybór CMS, który realnie odpowiada Twoim celom biznesowym i specyfice branży. Nie każdy CMS może realnie wspierać technologie i produkty, na których Ci zależy. Świetnym przykładem jest obsługa produktów konfigurowalnych i wariantowych, które o niebo lepiej pracują na CMS Magento 2. Dobrym podejściem jest wizualizowanie przestrzeni do rozwoju w ujęciu długofalowym. Wybór platformy powinien być podyktowany głównie elastycznością. Workflow to priorytet. Przecież chcesz mieć gwarancje bezproblemowej obsługi sklepu dla Ciebie i Twojego zespołu. Oprogramowanie powinno dostosować się do Twoich potrzeb (np. łatwe wprowadzenie towaru do obrotu, zmiana, edycja kolekcji, wycofywanie starych produktów itd.).

Przygotuj dane do migracji

Utrzymanie porządku w danych to podstawa pomyślnej migracji. W tym etapie musisz skupić się na czyszczeniu bazy z nieaktualnych treści oraz przekonwertować je do formatów, które pozwolą na bezstratne przeniesienie i zmapowanie na nowej platformie. Dlaczego warto poświęcić trochę więcej czasu na ten proces? Bo lepiej jest zapobiegać niż leczyć. Sumiennie przygotowane dane to zachowanie ich spójności po migracji. Pliki te mogą mieć różne rozszerzenia, takie jak .csv, .xls, .xml.

Oto kilka najważniejszych danych, które należy przygotować do przeniesienia na nową platformę e-sklepu:

  • Baza produktów – należy zbadać, jakie dane dotyczące produktów są przechowywane w obecnej platformie i jakie informacje zostaną przeniesione do nowej platformy. Najczęściej będą to takie dane jak nazwa produktu, cena, opis, zdjęcia, kategorie, atrybuty produktów, stany magazynowe, itp.
  • Baza klientów – należy zbadać, jakie dane klientów są przechowywane w obecnej platformie i jakie informacje zostaną przeniesione do nowej platformy. Będą to takie dane jak nazwa klienta, adres e-mail, adresy wysyłki i faktury, zamówienia, historie transakcji, itp.
  • Baza zamówień – należy zbadać, jakie dane dotyczące zamówień są przechowywane w obecnej platformie i jakie informacje zostaną przeniesione do nowej platformy. Najczęściej będą to takie dane jak numer zamówienia, dane klienta, lista produktów, wartość zamówienia, status zamówienia, itp.

Zweryfikuj integracje z innymi systemami

Wstępnie zakładam, że każdy z Was posiada co najmniej kilka integracji do zarządzania swoim sklepem internetowym. Każda migracja to potrzeba ponownego skonfigurowania wielu z nich. Każdorazowo upewnij się, że nowa platforma będzie w stanie bez większych problemów integrować się z innymi systemami.

Weryfikując integracje warto skupić się przede wszystkim na:

  • Systemie płatności – sprawdź czy nowy CMS wspiera dotychczasowo używane systemy płatności. Rozważ też inne systemy, wynikające z lepszej dostępności platformy, na którą migrujesz.
  • Integracji z CRM – jeżeli korzystasz z zewnętrznego CRM, przetestuj jego kompatybilność z nową platformą. Dzięki temu unikniesz utraty danych i informacji o klientach.
  • Integracji z magazynem – przetestuj możliwości Twojego systemu WMS, jeśli go posiadasz. Upewnij się, że dane pobierają i eksportują się prawidłowo.
  • Integracji z systemem logistycznym – przetestuj połączenie z systemami kurierskimi, jeżeli używasz więcej niż jednej integracji, może być konieczne sprawdzenie wszystkich z osobna.
MOJA PORADA:
Wymienione wyżej integracje, to zapewne zaledwie część narzędzi i aplikacji, których używasz. Pamiętaj aby zwrócić uwagę na ponowne skonfigurowanie narzędzi analitycznych (np. Business Intelligence, Google Analytics 4) oraz dodatkowych rozwiązań dla marketing automation. Często zdarza się, że podczas wyboru nowego CMS chcemy dokonać automatyzacji procesów, gdyż wynika to z samej natury skalowalności. Wybierając nową platformę sprawdź możliwości, jakie dają systemy ERP dedykowane dla e-commerce. To właśnie one potrafią niesamowicie przyśpieszyć i zautomatyzować pracę wielu działów Twojej firmy (np. kompletowanie zamówień, automatyczne procedowanie zamówień z innych kanałów sprzedaży itp.).

Przeprowadzenie migracji i testowanie

Mamy to! Proces właśnie się zaczął, a Ty w międzyczasie trzymasz kciuki za szczęśliwy koniec? Niestety, nie jest to jeszcze moment na wyciągnięcie szampana. Teraz rozpoczyna się etap, w którym wszystkie składowe pracują na wspólny efekt. Proces tworzenia nowego sklepu wraz z layoutem graficznym, wstępną optymalizacją SEO czy testami użyteczności potrafi zająć co najmniej kilka tygodni. W zależności od przyjętego flow prac i odpowiedzialności projektowej, musisz na bieżąco weryfikować i akceptować rezultaty. Pamiętaj, że to od Ciebie zależy, czy efekt, który jest prezentowany zostanie użyty w finalnej wersji sklepu.

Dobrą praktyką będzie:

  • Ustalenie komunikacji – z agencją, wykonawcą, zespołem w taki sposób, aby bieżąco weryfikować statusy realizacji. Skupiaj się na kluczowych metrykach i kamieniach milowych, pozwól zespołowi skupić się na powierzonych zadaniach. Unikaj wąskich gardeł.
  • Bieżąca weryfikacja harmonogramu prac – staraj się być dostępnym dla zespołu i agencji, niektóre decyzje jesteś w stanie podjąć tylko Ty. Odpowiednio sformułowany harmonogram prac pozwoli Ci na bieżąco monitorować tok prac.
  • Równoległe testowanie funkcjonalności – zapoznaj się z pracą na nowej platformie, testuj użyteczności i funkcjonalności na bieżąco. Dzięki temu możesz zareagować odpowiednio wcześnie.
  • Raportowanie niezgodności – terminowe konsultowanie i wymiana opinii z developerem pozwoli Ci uniknąć nieprzyjemności i zapewni czysty start sklepu internetowego.
MOJA PORADA:
Jeżeli korzystasz z usług zewnętrznej firmy, miej na uwadze, że płacisz za konkretny efekt. Transparentność działań powinna być priorytetem przez cały proces migracji. Jeżeli w Twoim zespole nie posiadasz pionu IT lub developerów, koniecznym może być konsultowanie technikaliów na bieżąco i wdrażanie Twojego zespołu w obsługę nowej platformy. Pamiętaj, aby rozliczać działy z wykonanej pracy. Jeżeli pojawiają się niezgodności wynikające z błędów lub opóźnień agencji – negocjuj dodatkowe możliwości rekompensaty (w tym rekompensaty finansowej lub dodatkowego supportu).

Po migracji – działania do sprawdzenia

Dotrwaliśmy do końca. Nowy sklep został prawidłowo skonfigurowany i pracuje już na Twojej domenie. Od teraz zaczyna się praca z nowym oprogramowaniem i analizą wyników. W żadnym wypadku nie oznacza to końca pracy po Twojej stronie.

Przydatne kwestie, które musisz rozważyć:

  • Analiza wyników po migracji – monitoruj ruch, sprzedaż i wskaźniki konwersji. To pozwoli Ci sprawdzić, jakie efekty przyniosła zmiana. Pozwoli to również na zidentyfikowanie obszarów wymagających dalszych działań.
  • Doskonalenie funkcjonalności sklepu – w tym zakresie możesz odnieść się do pozostałych opcji mogących wpłynąć na lepszą konwersję. Mogą to być dodatkowe moduły czy dalsza optymalizacja ścieżki zakupowej klienta (np. checkout jednoetapowy).
  • Prawidłowa konfiguracja SEO – po migracji na nową platformę należy upewnić się, że sklep internetowy jest w pełni zoptymalizowany pod kątem SEO. Warto dokładnie przeanalizować strukturę URL, metaopisy i treść na stronie, aby mieć pewność, że sklep jest dobrze widoczny w wynikach wyszukiwania i generuje ruch organiczny.
MOJA PORADA:
Nie przestawaj dociekać i bądź na bieżąco z nowinkami technologicznymi. W przypadku chęci rozwijania nowych funkcjonalności dla sklepu, warto zainteresować się możliwościami wykupienia dodatkowego wsparcia developerskiego czy po prostu opieki nad serwisem. Pamiętaj, że skalowalny biznes to taki, który rozwijamy w ujęciu długofalowym. Bardzo przydatne jest wyznaczenie roadmapy dla własnego sklepu internetowego oraz progresywne realizowanie wyznaczonych w niej założeń. E-commerce to branża o zmiennej dynamice, dlatego warto o tym pamiętać!

Na sam koniec

Jak widzisz, proces migracji z samej definicji wydaje się szybki i bezproblemowy. Jednak praktyka lubi rządzić się własnymi prawami. Warto jest szukać sprawdzonych partnerów i firm, które są w stanie odnieść się do Twoich wymogów i specyfiki branży. Powyższe porady podyktowane są naszym 12-letnim doświadczeniem w zakresie budowania e-commerce’ów w Polsce. Osobiście wierzę, że stosując się do nich będziesz w stanie wprowadzać zmiany – tylko na lepsze!

Digital Now! Magazine
Zarządzanie doświadczeniem klienta
Nowy numer:Zarządzanie doświadczeniem klienta
DIGITAL NOW! MAGAZINE

ICEA S.A.
ul. Polska 114
60-401 Poznań

NIP: 7811993323
KRS: 0000986203

redakcja@magazyndigital.pl

0
KOSZYK